Berlingske Medias whistleblowerpolitik

1. Formål

Denne whistleblowerpolitik gælder for anmeldelser indberettet under Berlingske Medias whistleblowerordning.

Formålet med whistleblowerordningen er at give alle ansatte mulighed for at foretage (anonyme eller ikke-anonyme) indberetninger om alvorlige og kritisable forhold uden at frygte for negative konsekvenser, at sikre beskyttelse af personer, som bruger whistleblowerordningen og opdage fejl og forsømmelser, som kan påføre Berlingske Media et økonomiske tab eller på anden måde skade Berlingske Medias omdømme eller arbejdsmiljø.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation hos Berlingske Media om fejl og utilfredsstillende forhold mv. For så vidt det er muligt, opfordrer vi til, at disse forhold i første omgang søges løst ved, at man henvender sig til sin nærmeste leder eller HR.

2. Hvem kan indberette?

Indberetninger kan indgives af alle ansatte, herunder deltids- og fuldtidsansatte, freelancere, frivillige, lønnede og ulønnede praktikanter, med tilknytning til Berlingske Media samt medlemmer af direktionen og bestyrelsen.

Indberetninger kan også indgives af personer, der tidligere har arbejdet for Berlingske Media, og som indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for Berlingske Media. Personer, som endnu ikke er begyndt arbejde hos Berlingske Media, der kommer i besiddelse af oplysninger i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre før-kontraktretlige forhandlinger, kan også indgive indberetning under Berlingske Medias whistleblowerordning. Desuden kan indberetninger gives af Berlingske Medias samarbejdspartnere.

3. Hvad kan der indberettes om?

Du kan indberette følgende forhold under denne whistleblowerordning;

1) Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold på arbejdspladsen, herunder bl.a.:

• Overtrædelser af eventuelle tavshedspligter
• Misbrug af økonomiske midler,
• Tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse
• Grove eller gentagende lovovertrædelser,
• Seksuel chikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, kønsdiskrimination, overfald eller vold mv.

2) Overtrædelser af EU-retten, som defineret i artikel 2 i EUs whistleblowerdirektiv, som kan tilgås via dette link.

Oplysninger om øvrige forhold er ikke omfattet af whistleblowerordningen. Dette kan eksempelvis være;

• Oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.
• Oplysninger om mindre grove og interne personrelaterede konflikter på arbejdspladsen

Oplysninger om øvrige forhold kan i stedet indgives via sædvanlige kanaler, herunder f.eks. nærmeste leder eller HR.

4. Indberetteres (whistlebloweres) og andre berørte personers rettigheder

Hvis du indberetter til whistleblowerordningen, er du beskyttet mod evt. negative konsekvenser forbundet med en indberetning, som er afgivet af dig i god tro. Desuden er du ansvarsfri for indberetning, anskaffelse og videregivelse af ellers tavshedsbelagte oplysninger, hvis indberetningen er afgivet i god tro. En indberetning er afgivet i god tro, når du havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne var omfattet af whistleblowerordningen.

Hvis du bruger whistleblowerordningen i ond tro eller med intentionen om at skade en anden person, herunder bevidst indberetter forkerte eller vildledende oplysninger, vil du ikke være beskyttet. Du kan derimod blive mødt med en politianmeldelse, negative ansættelsesretlige eller kontraktretlige konsekvenser, mv.

Hvis du indberetter til whistleblowerordningen, bliver du informeret om undersøgelsens forløb og udfald, medmindre der er tale om oplysninger omfattet af regler om tavshedspligt, mv. De personer, som oplysningerne handler om, bliver som udgangspunkt også underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem til whistleblowerordningen. Den berørte person modtager i den forbindelse underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs, eller når sagen evt. realitetsbehandles.

5. Fortrolighed og anonymitet

Alle oplysninger modtaget via denne whistleblowerordning behandles fortroligt.

Whistleblowerordningen er implementeret på en måde, så fortroligheden om indberetterne og de indberettede i videst muligt omfang er sikret. Det indebærer bl.a., at modtagelse og registrering af indberetninger opbevares på måde, så uvedkommende medarbejdere ikke får adgang til indberetningerne.

Der kan dog være tilfælde, hvor identiteten af enkeltpersoner muligvis ikke kan forblive anonym under undersøgelsen eller dele af undersøgelsen, eksempelvis hvis:

• En politirapport indleveres og/eller åbnes
• Undersøgelsen fører til, at der lægges sag an for retten
• Personen, der indleverer henvendelsen, bliver tilbudt speciel behandling under forløbet, som eksempelvis orlov

Hvis du ved indberetningen ønsker at være anonym, bør du iagttage følgende:

• Benyt ikke en PC, der er udleveret af Berlingske Media
• Benyt ikke en PC, der er opkoblet på virksomhedens netværk/intranet
• Tilgå indberetningssystemet direkte ved at kopiere eller skrive URL-adressen over i en internet-browser i stedet for at klikke på et link
• Lad være med at skrive dine egne personlige oplysninger i indberetningen

Du kan i øvrigt finde oplysninger om eventuel behandling af dine personoplysninger i Berlingske Medias privatlivspolitik for whistleblowerordning her.

6. Indberetningsprocedure

Indberetning til denne whistleblowerordning foretages elektronisk ved udfyldelse og fremsendelse af en online anmeldelsesblanket. Anmeldelsesblanketten kan tilgås via dette link.

Du vil også kunne indberette til en ekstern whistleblowerordning hos Datatilsynet. Vi opfordrer dog til, at indberetningen sker via vores interne indberetningskanal.

7. Opret en postboks

Når du indberetter et forhold, har du mulighed for at vælge, at du vil stå til rådighed for den videre undersøgelse ved at oprette en Sikker Postboks.

Vi anbefaler, at du stiller dig til rådighed, da vi måske ikke kan færdigbehandle sagen uden yderligere oplysninger fra dig.

Når du opretter en postboks, får du tildelt et sagsnummer, og du vælger selv et password. Du bruger disse, når du logger ind i postboksen for at se, om der er stillet spørgsmål til dig.

Uanset om du er anonym eller skriver dit navn, beder vi dig om at oprette en postboks. Det gør det sikrere og nemmere at kommunikere med os.

Al kommunikation foregår naturligvis anonymt, hvis du ønsker det.

8. Håndtering af indberetninger

Indberetninger bliver håndteret på følgende måde:

Modtagelse af indberetning

modtages af Bruun & Hjejle og videresendes til Berlingske Medias HR Direktør, medmindre indberetningen vedrører HR Direktøren selv. HR Direktøren vurderer herefter indberetningen for at sikre, om der er grundlag for at behandle forholdet nærmere, eller om indberetningen skal afvises eller henlægges. Hvis indberetningen vedrører HR Direktøren, videresendes indberetningen til Berlingske Medias Finansdirektør, der håndterer indberetningen i stedet for HR Direktøren.

Indberetteren modtager en bekræftelse på modtagelse af indberetningen inden for syv dage efter modtagelsen af indberetningen, medmindre indberetterens anonymitet gør dette umulig.

Undersøgelse og feedback

indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil HR Direktøren vejlede om den videre håndtering af henvendelsen. Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres, vil bero på en konkret vurdering af bl.a. henvendelsens indhold og karakter.

Hvis indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen, kan indberetningen behandles under whistleblowerordningen, og HR Direktøren skal herefter foretage en undersøgelse af indberetningen og sagen i øvrigt.

Indberetteren modtager feedback inden for 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen eller inden for 6 måneder i behørigt begrundede tilfælde.

På baggrund af sagens konkrete omstændigheder kan der være behov for at forlænge tidsfristen til 6 måneder. I dette tilfælde orienterer HR Direktøren indberetteren herom inden for 3-måneders fristen.

Reaktionsmuligheder

Hvis undersøgelsen er tilstrækkelig underbygget og viser kritisable forhold, træffes passende tiltag. Dette kan eksempelvis være ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner såsom advarsel eller afskedigelse, anmeldelse til politiet og evt. retssager mod den person, der er under mistanke for at have begået en lovovertrædelse eller lign.

9. Spørgsmål

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til HR eller Jura.